Consorzio Interscout

La Legge sulla privacy n° 675/96 in particolare agli art. 10 e 22, impone a carico delle associazioni scout una serie di obblighi amministrativi legati alla raccolta, conservazione e utilizzo di dati relativi agli associati, cui tutti i dirigenti associativi sono chiamati a collaborare. I dati degli associati che vengono normalmente raccolti si dividono in due categorie: i dati neutri che mirano esclusivamente alla identificazione ed al reperimento dei soggetti, quali nome, cognome, luogo e data di nascita, recapito postale, abitativo e telefonico, esteso alla reperibilità dei genitori nel caso di minori e dati sensibili che vanno dal semplice gruppo sanguigno, alle patologie e affezioni pregresse, alle valutazioni morali e di sviluppo fisico e intellettivo degli iscritti. La raccolta, utilizzo, conservazione e manipolazione di questi dati sensibili è oggi divenuta materia molto delicata e può provocare delle reazioni impreviste (tutelate dalla legge) da parte degli iscritti e delle famiglie in caso di minori. E’ pertanto essenziale raccogliere il consenso scritto degli iscritti o – in caso di minori – dei loro genitori o tutori, per i dati sensibili. Per quanto riguarda invece i semplici dati neutri è comunque obbligatorio fornire la informativa ma è sufficiente per essi anche solo un consenso verbale, per il quale però la legge citata impone l’obbligo di conservare traccia scritta in relazione ad ogni singolo assenso. Perciò – in assenza di firma di consenso – occorre raccogliere in un registro la data, l’ora, il nome e la qualifica (associato, genitore o tutore) della persona che ha dato il consenso verbale, e ciò per ciascuno degli iscritti.

LEGGE 675/96 – TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
TESTO DA SOTTOPORRE AL CONSENSO DEGLI ASSOCIATI O LORO GENITORI O TUTORI

Desideriamo informarLa che la legge 675/96, nota come legge sulla privacy, ha previsto la tutela della persona rispetto al trattamento dei suoi dati personali. Tale legge richiede che il trattamento dei dati dell’individuo sia improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e tuteli la riservatezza ed i diritti dei singoli associati.

Oltre ai cosiddetti dati neutri, che riguardano la semplice identificazione (nome, cognome, luogo e data di nascita, indirizzo e recapiti telefonici propri e dei familiari) e che sono raccolti in occasione del censimento annuale, la nostra Associazione nel corso del "Percorso Scout" di ogni singolo associato può avere necessità di raccogliere su di lui anche dati più strettamente personali, volti a conoscerne il carattere, la personalità e le capacità relazionali.

La nostra associazione ha come scopo statutario quello di educare i ragazzi di età compresa tra l’età infantile e quella adulta: compito di ogni nostro educatore, definito "capo" o "dirigente scout" è quello di mantenere un assiduo contatto con i ragazzi, guidandoli nella loro crescita. Per fare ciò deve poterli conoscere profondamente, fissando degli obiettivi educativi ed elaborando su di loro delle valutazioni caratteriali. Anche i Capi, a loro volta, devono sostenere un iter di formazione, da parte di altri Capi dotati di provata esperienza, basato anch’esso sulla formulazione di giudizi.

Tutto ciò non può che condurre ad un contatto necessario con quei dati definiti dalla legge 675/96 come "dati sensibili" In base alle autorizzazioni n. 2 e 3, pubblicate sulla Gazzetta ufficiale del 29.11.1997, la nostra Associazione ha ottenuto dal Garante l’autorizzazione d’ufficio al trattamento dei dati "sensibili" purché l’utilizzo di tali dati avvenga per il perseguimento delle finalità e degli scopi individuati nello statuto associativo.

Tali dati potranno essere raccolti in occasione dei nostri censimenti annuali, come pure nel corso dell’anno sociale, o in occasione di manifestazioni particolari come i campi, occasioni durante le quali maggiormente si creano situazioni di approfondimento.

Oltre a raccogliere dati sulla personalità dei nostri associati, al fine di approfondire la conoscenza degli stessi ed accompagnarli nel loro percorso associativo, la nostra associazione dovrà poter acquisire dati relativi allo stato di salute degli associati. Ciò perché, specie in occasione delle "uscite" e dei "campi" è essenziale avere informazioni sulle eventuali patologie degli associati al fine di poter, all’occorrenza, prestare ai soci tutte le cure più opportune, oltre che di evitare di sottoporli ad attività non compatibili con il loro stato di salute o comunque sconsigliabili senza gli opportuni accorgimenti. I dati relativi allo stato di salute dei nostri associati verranno, quindi, raccolti ed utilizzati solo allo scopo di tutelare gli stessi in occasione delle varie manifestazioni associative. La legge citata, pur avendo autorizzato d’ufficio associazioni come la nostra a trattare dati sensibili degli associati, sempre che il trattamento sia finalizzato al perseguimento degli scopi associativi, ha stabilito che gli interessati al trattamento debbano pur sempre essere informati sulle finalità e le modalità del trattamento e acconsentire, per iscritto, al trattamento dei dati stessi.

Ai sensi dell’Art. 10 della citata legge La informiamo di quanto segue.

1 ] il trattamento dei "dati sensibili" richiesti dai vari livelli associativi in occasione dei nostri censimenti annuali, nel corso dell’anno sociale, o in occasione di manifestazioni particolari come i campi, ha come finalità quella di perseguire gli scopi associativi diretti a formare, educare e guidare i nostri associati, così come previsto dal nostro statuto:

1. sarà effettuato in forma manuale o informatizzata e telematica e può consistere in qualunque operazione e/o complesso di operazioni tra quelle indicate all’art. 1, comma 2, lettera (b) della legge 675/96 (…omissis… per "trattamento" si intende qualunque operazione o complesso di operazioni, svolti con o senza l’ausilio di mezzi elettronici o comunque automatizzati, concernenti la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, l’elaborazione, la modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati, …omissis…).
2. i dati dell’associato, eventualmente raccolti in occasione dei nostri censimenti annuali, nel corso dell’anno sociale, o in occasione di manifestazioni particolari come i campi, potranno essere comunicati dal Gruppo scout di appartenenza agli organi centrali della nostra Associazione, che li inserirà nella propria banca dati finalizzata alla gestione dei dati stessi e, per quanto riguarda i dati neutri alla gestione del censimento associativo.
3. L’Associazione a sua volta potrà comunicare i dati neutri al Consorzio Interscout, associazione titolare del contratto assicurativo Infortuni e di Responsabilità Civile a copertura dei nostri associati e della nostra associazione, nonché al broker assicurativo Previasme Insurance Broker srl intermediario di detto contratto.

2 ] La informiamo che il conferimento dei dati è facoltativo in quanto non è previsto da leggi o regolamenti, ma è evidentemente legato alla Sua volontà di aderire al movimento scout. Il mancato consenso al conferimento dei dati renderà difficile una corretta applicazione del nostro statuto ed il perseguimento degli scopi associativi e anche il censimento in Associazione. Per quanto riguarda i dati neutri la loro mancanza, oltre a creare notevoli difficoltà nella gestione amministrativa dell’associazione, avrà la conseguenza di rendere impossibile il censimento nell’associazione, la copertura assicurativa e l’invio di eventuali circolari e stampa associativa agli associati stessi.

3 ] Il Titolare del trattamento è (per esempio) l’AGISCOUT – Associazione Giovani Scout, con sede in Bisceglie BA , Via G. Bovio, 49/a int. 1.

4 ] I Responsabili designati per il trattamento, ai sensi dell’art. 8 della legge 675/96, sono: il Segretario Centrale Associativo e il Tesoriere Associativo, domiciliati presso la sede associativa di cui al punto precedente, il Capo Gruppo pro tempore del gruppo scout di appartenenza.

5 ] Al Titolare del trattamento Lei potrà rivolgersi per far valere i Suoi diritti – così come previsto dall’art. 13 della Legge 675/96 di seguito riportato.

DIRITTI DELL'INTERESSATO ( Art. 13 della Legge 675 / 96 )

1. in relazione al trattamento di dati personali l’interessato ha diritto:

1. di conoscere, mediante accesso gratuito al registro di cui all’art. 31, comma 1, lettera (a), l’esistenza di trattamenti di dati che possono riguardarlo;
2. di essere informato su quanto indicato all’art. 7, comma 4, lettere (a), (b) ed (h);
3. di ottenere, a cura del titolare o del responsabile, senza ritardo:

1. la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la comunicazione in forma intellegibile dei medesimi dati e della loro origine, nonché della logica e delle finalità su cui si basa il trattamento; La richiesta può essere rinnovata, salva l’esistenza di giustificati motivi, con intervallo non minore di novanta  giorni;
2. la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
3. l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, qualora vi abbia interesse, l’integrazione dei dati;
4. l’attestazione che le operazioni di cui ai numeri (2) e (3) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;

4. di opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
5. di opporsi, in tutto o in parte, al trattamento dei dati personali che lo riguardano, previsto a fini di informazioni commerciali o di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta ovvero per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale interattiva e di essere informato dal titolare, non oltre il momento in cui i dati sono comunicati o diffusi, della possibilità di esercitare gratuitamente tale diritto.

2. Per ciascuna richiesta di cui al comma 1. lettera (c), numero (1), può essere chiesto all’interessato, ove non risulti confermata l’esistenza di dati che lo riguardano, un contributo spese, non superiore ai costi effettivamente sopportati, secondo le modalità ed entro i limiti stabiliti dal regolamento di cui all’art. 33 comma 3.

3. I diritti di cui al comma 1. riferiti ai dati personali concernenti persone decedute possono essere esercitati da chiunque vi abbia interesse.

4. Nell’esercizio dei diritti di cui al comma 1. l’interessato può conferire, per iscritto, delega o procura a persone fisiche o ad associazioni.

5. Restano ferme le norme sul segreto professionale degli esercenti la professione di giornalista, limitatamente alla fonte della notizia, tra i quali vi è quello di ottenere dal titolare la conferma dell’esistenza o meno dei propri dati personali e la loro comunicazione in forma intellegibile, di avere la conoscenza dell’origine dei dati, nonché della logica e delle finalità su cui si basa il trattamento, di ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, nonché l’aggiornamento, la rettificazione o, se vi è interesse, l’integrazione dei dati, di opporsi, per motivi legittimi, al trattamento.

 FORMULA DI CONSENSO

Ricevuta l’informativa sull’utilizzo dei miei dati personali "neutri" e "sensibili", ai sensi dell’art. 10 della Legge 675/96, consento al loro trattamento nella misura necessaria per il perseguimento degli scopi statutari e così come specificati nell’informativa, acconsentendo, in particolare, alla comunicazione dei miei dati come indicato al comma 1 ] lettera (c) dell’informativa.

Data……………………………….……..ora……………

Firma leggibile …………………………………………..…………………………………….……..

Nome e Cognome (in stampatello) …………………………………………..………………………

Qualifica (associato oppure esercente la patria potestà sull’associato, oppure tutore) …………………………………………………………………

Nome e Cognome del minore o incapace in caso di esercente la patria potestà o di tutore………………………………………………………………

LEGGE 675/96 – TRATTAMENTO DEI DATI NEUTRI
TESTO DA SOTTOPORRE AL CONSENSO DEGLI ASSOCIATI O LORO GENITORI O TUTORI

Desideriamo informarLa che la legge 675/96, nota come legge sulla privacy, ha previsto la tutela della persona rispetto al trattamento dei suoi dati personali. Tale legge richiede che il trattamento dei dati dell’individuo sia improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e tuteli la riservatezza de i diritti dei singoli interessati.

In occasione del censimento annuale la nostra Associazione cura la raccolta dei dati "neutri", che riguardano la semplice identificazione dei soggetti associati o associandi.

Ai sensi dell’Art. 10 della citata legge La informiamo di quanto segue.

1 ] il trattamento dei "dati neutri" richiesti in occasione dei nostri censimenti annuali:

1. ha la sola finalità di gestione dei dati dell’associato ai fini interni dell’amministrazione dell’Associazione e di perseguire gli scopi associativi diretti a formare, educare e guidare i nostri associati, così come previsto dal nostro statuto.
2. sarà effettuato in forma manuale o informatizzata e telematica e può consistere in qualunque operazione e/o complesso di operazioni tra quelle indicate all’art. 1, comma 2, lettera (b) della legge 675/96 (…omissis… per "trattamento" si intende qualunque operazione o complesso di operazioni, svolti con o senza l’ausilio di mezzi elettronici o comunque automatizzati, concernenti la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, l’elaborazione, la modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati, …omissis…).
3. i dati dell’associato raccolti in occasione dei nostri censimenti annuali saranno comunicati dal Gruppo scout di appartenenza agli organi centrali della nostra Associazione, che li inserirà nella propria banca dati finalizzata alla realizzazione ed alla gestione del censimento associativo. L’Associazione a sua volta potrà, ove necessario, comunicare i dati al Consorzio Interscout, titolare di contratto assicurativo Infortuni e di Responsabilità Civile a copertura dei nostri associati e della nostra associazione, nonché alla rewviasme Insurance Broker srl broker assicurativo intermediario di detti contratti.

2 ] La informiamo che il conferimento dei dati è facoltativo in quanto non è previsto da leggi o regolamenti, ma è evidentemente legato alla Sua volontà di aderire al movimento scout. Il mancato consenso al conferimento dei dati, oltre a creare notevoli difficoltà nella gestione amministrativa dell’associazione, avrà la conseguenza di rendere impossibile il censimento nell’associazione, la copertura assicurativa e l’invio di eventuali circolari informative ed stampa associativa.

3 ] Il Titolare del trattamento è (ad esempio)  l’AGISCOUT – Associazione Giovani Scout, con sede in Bisceglie BA , Via G. Bovio, 49/a int. 1.

4 ] I Responsabili designati per il trattamento, ai sensi dell’art. 8 della legge 675/96, sono: il Segretario Centrale Associativo e il Tesoriere Associativo, domiciliati presso la sede associativa di cui al punto precedente, il Capo Gruppo pro tempore del gruppo scout di appartenenza.

5 ] Al Titolare del trattamento Lei potrà rivolgersi per far valere i Suoi diritti – così come previsto dall’art. 13 della Legge 675/96 di seguito riportato.

 DIRITTI DELL'INTERESSATO ( Art. 13 della Legge 675 / 96 )

1. in relazione al trattamento di dati personali l’interessato ha diritto:

1. di conoscere, mediante accesso gratuito al registro di cui all’art. 31, comma 1, lettera (a), l’esistenza di trattamenti di dati che possono riguardarlo;
2. di essere informato su quanto indicato all’art. 7, comma 4, lettere (a), (b) ed (h);
3. di ottenere, a cura del titolare o del responsabile, senza ritardo:

1. la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la comunicazione in forma intellegibile dei medesimi dati e della loro origine, nonché della logica e delle finalità su cui si basa il trattamento; La richiesta può essere rinnovata, salva l’esistenza di giustificati motivi, con intervallo non minore di novanta giorni;
2. la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
3. l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, qualora vi abbia interesse, l’integrazione dei dati;
4. l’attestazione che le operazioni di cui ai numeri (2) e (3) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;

4. di opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
5. di opporsi, in tutto o in parte, al trattamento dei dati personali che lo riguardano, previsto a fini di informazioni commerciali o di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta ovvero per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale interattiva e di essere informato dal titolare, non oltre il momento in cui i dati sono comunicati o diffusi, della possibilità di esercitare gratuitamente tale diritto.

2. Per ciascuna richiesta di cui al comma 1. lettera (c), numero (1), può essere chiesto all’interessato, ove non risulti confermata l’esistenza di dati che lo riguardano, un contributo spese, non superiore ai costi effettivamente sopportati, secondo le modalità ed entro i limiti stabiliti dal regolamento di cui all’art. 33 comma 3.

3. I diritti di cui al comma 1. riferiti ai dati personali concernenti persone decedute possono essere esercitati da chiunque vi abbia interesse.

4. Nell’esercizio dei diritti di cui al comma 1. l’interessato può conferire, per iscritto, delega o procura a persone fisiche o ad associazioni.

5. Restano ferme le norme sul segreto professionale degli esercenti la professione di giornalista, limitatamente alla fonte della notizia, tra i quali vi è quello di ottenere dal titolare la conferma dell’esistenza o meno dei propri dati personali e la loro comunicazione in forma intellegibile, di avere la conoscenza dell’origine dei dati, nonché della logica e delle finalità su cui si basa il trattamento, di ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, nonché l’aggiornamento, la rettificazione o, se vi è interesse, l’integrazione dei dati, di opporsi, per motivi legittimi, al trattamento.

FORMULA DI CONSENSO

Ricevuta l’informativa sull’utilizzo dei miei dati personali "neutri", ai sensi dell’art. 10 della Legge 675/96, consento al loro trattamento nella misura necessaria per il perseguimento degli scopi statutari e così come specificati nell’informativa, acconsentendo, in particolare, alla comunicazione dei miei dati come indicato al comma 1] lettera (c) dell’informativa.

Data ……………………………………ora………………

Firma leggibile …………………………………………..…………………………………….……..

Nome e Cognome (in stampatello) …………………………………………..………………………

Qualifica (associato oppure esercente la patria potestà sull’associato, oppure tutore) ………………………………………

Nome e Cognome del minore o incapace in caso di esercente la patria potestà o di tutore………………………………………………………………